E-doręczenia w pytaniach i odpowiedziach

Dla wielu osób e-doręczenia mogą budzić strach – przed nowym i nieznanym. Dla innych będą nadzieją na ułatwienie życia. Jak będzie w rzeczywistości?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych (e-doręczeniach) jest dopiero projektem. Na tyle jednak zmieniającym zasady obrotu pismami, że zanim wejdzie w życie warto coś więcej wiedzieć.

Kto będzie korzystał z rejestrowanego doręczenia elektronicznego? 

Obywatele

Obywatele będą mieć możliwość wyboru formuły komunikacji:

  • papierowo (tradycyjnie) lub
  • elektronicznie

Administracja

Administracja będzie miała obowiązek komunikowania się elektronicznie przy pomocy publicznej usługi hybrydowej zapewniającej podmiotom publicznym obsługę korespondencji w domyślnej postaci elektronicznej również w kontaktach z osobami wykluczonymi cyfrowo. 

Przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy będą mieli obowiązek posiadania elektronicznego adresu do doręczeń

Dane teleadresowe

Rejestr publiczny

Zostanie utworzony specjalny rejestr publiczny, tzw. baza adresów elektronicznych. Wpis adresu do bazy zobowiązuje podmiot publiczny doręczania pism na ten adres. 

Do posiadania rejestrowanego e-maila do doręczeń elektronicznych obowiązane są podmioty:

  • podmioty publiczne,
  • adwokat wykonujący zawód,
  • radca prawny wykonujący zawód,
  • doradca podatkowy wykonujący zawód,
  • doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód,
  • rzecznik patentowy wykonujący zawód,
  • notariusz wykonujący zawód,
  • radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe,
  • podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców, podmiot niepubliczny wpisany do CEIDG. 

Podmioty niepubliczne obowiązane są do zrealizowania obowiązku rejestracji danych do doręczeń elektronicznych przed 1.10.2022 r.

Uwaga! Domniemywa się, że dane wpisane do bazy adresów elektronicznych są prawdziwe, chyba że zostanie udowodnione, że wpis do bazy adresów elektronicznych nastąpił niezgodnie z przepisami prawa. 

Kilka adresów e-mail

Podmiot zarejestrowany w rejestrze będzie miał jeden adres e-mail do korespondencji. 

Doręczanie korespondencji do sądów, urzędów

Nadawca będzie miał:

  • jeden adres do całej komunikacji z administracją,
  • odpowiednio zabezpieczoną skrzynkę e-doręczeniową, która będzie służyła do wymiany elektronicznej korespondencji z urzędami. 

Moc e-doręczeń

E-doręczenia są traktowane tak jak wysłanie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym. E-doręczenia są wiążące. 

Operator (Poczta Polska) wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania po:

  • odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
  • wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń podmiotu publicznego;
  • upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. 

Odebranie dokumentu elektronicznego, wpłynięcie dokumentu elektronicznego

Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z jego treścią. 

Przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.

Usługa hybrydowa

Dla obywateli niekorzystających z technologii cyfrowych, ustawodawca przewidział usługi hybrydowe. Usługa hybrydowa umożliwi całkowitą cyfryzację procesu nadania/ odbioru korespondencji po stronie podmiotów publicznych i przedsiębiorców, pozostawiając obywatelom wybór formy nadania/doręczenia.

Operator wyznaczony (Poczta Polska), świadcząc usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi. Operator zapewnia potwierdzenie daty i czasu wykonania czynności przekształcenia dokumentu elektronicznego. 

Dodatkowo operator załącza wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie integralności oraz pochodzenia dokumentu z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej. 

Dodatkowo podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w przypadku, gdy posiada on wiedzę, że osoba fizyczna została pozbawiona wolności.

Usługa hybrydowa a terminy 

Dniem nadania korespondencji w ramach usługi hybrydowej jest dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora.

Operator niezwłocznie wystawia dowód odebrania korespondencji.

Przepisy odrębne mogą stanowić inaczej. 

Opłaty

Operator pobiera opłatę za przekazywanie korespondencji przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. 

Nie podlega opłacie przekazywanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi. 

Podmioty niepubliczne są zwolnione z opłat, gdy przekazują korespondencję podmiotom publicznym z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 

Czy sąd będzie przysyłał skany pism, które wpłyną drogą tradycyjną? 

Docelowo korespondencja z sądów, urzędów będzie doręczana elektronicznie za pośrednictwem operatora. 

Wyłączenie e-doręczenia

Regulacji o elektronicznych doręczeniach nie stosuje się do:

  • doręczania korespondencji zawierającej informacje niejawne,
  • w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz
  • w konkursach prowadzonych na podstawie Prawa zamówień publicznych,
  • w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi, gdy przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych rozwiązań.

E-doręczeń nie stosuje się także, gdy podmiot wnosi o:

  • doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej,
  • korespondencja nie może być doręczona ze względu na brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej lub usługi hybrydowej wynikający z przepisów dokumentu, ze względu na ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, ograniczenia techniczno-organizacyjne. 

Od kiedy?

Organy stosują ustawę o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej:

1. organy administracji rządowej, jednostki budżetowe od 1.10.2021 r.

2. ograny władzy publicznej inne niż w pkt 1 od 1 stycznia 2022 r.

3. ZUS, zarządzane przez ZUS fundusze, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego od 1 stycznia 2022 r.

4. NFZ od 1 stycznia 2022 r.

5. Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauki, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe i samorządowe osoby prawne od 1 stycznia 2023 r.

6. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe od dnia 1 stycznia 2024 r., a w zakresie publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r.

7. Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna od 1 października 2029 r. 

8. Inne podmioty publiczne od 1 stycznia 2025 r.