Łączenie wakacji z pracą? A może praca zimą w innym kraju? Wokół pojęcia „workation” powstało wiele faktów i mitów. Jest wiele różnych informacji, problemów i pytań bez odpowiedzi.
Czym jest „workation”?
Na wstępie należy wyjaśnić czym jest „workation”.
Workation to słowo, które powstało z połączenia dwóch angielskich słów:
work (praca) i vacation (wakacje)
Workation jest zatem formą umożliwiającą wykonywanie obowiązków zawodowych z każdego możliwego miejsca bez wykorzystania urlopu wypoczynkowego.
Czy workation jest możliwe?
Aktualnie kodeks pracy reguluje pracę zdalną po spełnieniu warunków wskazanych w ustawie.
Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo zdalnie w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Przepis nie wymaga, aby praca była wykonywana w domu, czy miejscu zamieszkania pracownika. Miejsce wykonywania pracy może być dowolne, ale każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
Poza powyższymi warunkami nic nie stoi na przeszkodzie, żeby praca zdalna była wykonywana poza granicami Polski.
Co pracodawca powinien zrobić, jeśli dowie się, że pracownik pracuje zdalnie z innego kraju?
Jak już wyżej wyjaśniono, miejsce pracy zdalnej musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
Jeżeli pracownik postępuje wbrew wcześniejszym uzgodnieniom, pracodawca może wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. Pracownik będzie wykonywał pracę w formie tradycyjnej- stacjonarnie.
Czy pracodawca może się nie zgodzić na workation?
Tak, pracodawca może nie wyrazić zgody na wykonywanie pracy zdalnej, w tym poza granicami Polski. Jest to jego prawo i może być to spowodowane m.in. problemami z połączeniem internetowym czy obawą o rzetelne wykonywanie obowiązków.
Ponadto pracodawca może w każdej chwili wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracownik będzie wykonywał pracę w formie tradycyjnej.
Czy workation może być traktowane jako urlop?
W myśl art. 152 § 1 kodeksu pracy workation nie może być traktowane na równi z urlopem wypoczynkowym. Zgodnie z kodeksem pracy, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego płatnego urlopu.
Konieczność wykonywania pracy przez pracownika w czasie urlopu jest niezgodne z prawem.
W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może wymagać wcześniejszego powrotu do pracy, jednakże są to szczególne wypadki.
Jakie przepisy obowiązują jeśli pracownik pracuje w innym kraju zdalnie- polskie, czy kraju w którym przebywa?
Istotnym aspektem związanym z pracą zdalną są przepisy obowiązujące pracownika i pracodawcę.
Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 592/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I), strony umowy o pracę mogą dokonać wyboru prawa, które będzie rządziło tą umową. W zakresie, w jakim strony nie dokonały wyboru prawa właściwego dla indywidualnej umowy o pracę, umowa podlega prawu państwa, w którym lub gdy takiego brak- z którego pracownik zazwyczaj świadczy pracę w wykonaniu umowy.
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu z pracodawcą. Przy czym należy pamiętać, że w sytuacji, gdy prawo wybrane przez strony dawałoby pracownikowi niższy poziom ochrony niż prawo kraju, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę, to wówczas zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy prawa państwa, którego byłoby właściwe, gdyby strony nie dokonały wyboru.
Jak ukształtować stosunek pracy?
W porozumieniu dotyczącym wykonywania pracy zdalnej określa się:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy,
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
- zasady porozumienia się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi, w tym urządzeń technicznych.
Decydując się na workation zawsze warto mieć pisemne potwierdzenie wszelkich ustaleń.
Kto ponosi odpowiedzialność w razie wypadku przy pracy?
W razie wypadku przy pracy zdalnej pracodawca powinien podjąć czynności wyjaśniające na zasadach ogólnych, a następnie dokonać kwalifikacji zdarzenia na podstawie ustaleń zespołu powypadkowego.
Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.
Jednakże, jeżeli zespół powypadkowy nie będzie znajdował podstaw do odstąpienia od dokonywania oględzin, to przeprowadzenie oględzin może być znacznie ograniczone albo wręcz niemożliwe.
Co z ubezpieczeniem społecznym?
W kwestii pracowników pracujących w którymś z krajów członkowskich Unii Europejskiej podstawowym aktem regulującym ubezpieczenia społeczne jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Podstawową zasadą jest, że pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym państwie i jest to państwo, w którym praca jest wykonywana. Zgodnie z tą regułą, osoba ubezpieczona, co do zasady podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę.
Nawet krótki okres realizacji przez pracownika pracy w trybie zdalnym w innym państwie członkowskim UE przedkłada się na konsekwencje w sferze ubezpieczeń społecznych.
Od powyższej zasady rozporządzenie przewiduje wyjątki.
Jeżeli praca zdalna za granicą jest związana z delegowaniem pracownika, nie rodzi to obowiązku ubezpieczeniowego w miejscu jej świadczenia, jeżeli czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy.
Ponadto, osoba która wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie. Przyjmuje się, że proporcja wykonywanej pracy wynosi 25%.
Jak wygląda kwestia przepisów podatkowych- gdzie i kto odprowadza podatki?
Według ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która przebywa a terytorium Rzeczypospolitej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
O ile pobyt w ramach workation nie jest specjalnie długi to zastosowanie znajdzie powyższy przepis.
Natomiast, jeżeli podczas wykonywania pracy zdalnej za granicą pracownik zmieni rezydencję podatkową, zastosowanie będą miały przepisy podatkowe obowiązujące w kraju, w którym pracownik świadczy pracę.